檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)心得分享
發(fā)布時(shí)間:
2025-03-11
安徽新北卡 郭十香
在參加培訓(xùn)之前,我對(duì)檔案管理的認(rèn)知僅停留在合同收集整理歸檔的日?,嵤律?,按集團(tuán)公司要求,每月10號(hào)前將新北卡公司的合同收集匯總上報(bào),也不認(rèn)為這有什么更深刻的意義。參加此次檔案培訓(xùn)后,我深刻體會(huì)到檔案工作的專業(yè)性和重要性,檔案管理不是簡(jiǎn)單的收收發(fā)發(fā),而更像是一道守護(hù)企業(yè)核心資產(chǎn)的防線。
從老師的講述里,我深刻體會(huì)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的力量,標(biāo)準(zhǔn)化流程就是效率保障。建立標(biāo)準(zhǔn)化的流程體系,從文件接收、分類、編碼到歸檔,每一步都需嚴(yán)格遵循規(guī)范,這是效率的保障,更是質(zhì)量管控的基石。在實(shí)際操作中,我意識(shí)到編號(hào)錯(cuò)誤或分類不當(dāng)可能導(dǎo)致后續(xù)查找困難,因此需保持高度專注及細(xì)心。為提升流程效率,檔案管理需各部門協(xié)作,明確專人負(fù)責(zé)制,并建立移交規(guī)范,如詳細(xì)記錄移交內(nèi)容、雙方簽字留存等,確保檔案收集的完整性與時(shí)效性。
此外,時(shí)間管理在檔案管理中同樣至關(guān)重要。及時(shí)收集、定期整理、按時(shí)歸檔的原則是檔案管理的生命線。在工作中,建議運(yùn)用倒計(jì)時(shí)思維,確保檔案的時(shí)效性,讓檔案管理與時(shí)間賽跑,為企業(yè)的快速?zèng)Q策提供有力支持。
近年來(lái),數(shù)字信息化應(yīng)用提升效率,通過掃描存檔將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件,既能保護(hù)原件,避免頻繁翻閱損壞,又能利用數(shù)據(jù)庫(kù)快速查找文件。這讓紙堆“活”起來(lái)的數(shù)字化,極大地提升了工作效率。檔案信息安全管理也十分重要,在接收涉及個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案時(shí),要謹(jǐn)慎落實(shí)“三嚴(yán)”原則,確保檔案的嚴(yán)密保存、嚴(yán)格使用與嚴(yán)肅管理,用保險(xiǎn)柜思維守護(hù)企業(yè)的信息資產(chǎn)。
這次培訓(xùn)讓我深刻認(rèn)識(shí)到,自己每天整理的不僅是紙張和表格,還是企業(yè)十幾年發(fā)展的“憑證庫(kù)”,更是守護(hù)企業(yè)的記憶“DNA”。作為檔案管理人員,既要保證隨時(shí)能調(diào)得出準(zhǔn)確文件,又得防著信息“跑冒滴漏”,后續(xù)將以規(guī)范化流程為基礎(chǔ),信息化為手段,安全為底線,持續(xù)學(xué)習(xí)為動(dòng)力,進(jìn)一步為檔案管理規(guī)范貢獻(xiàn)力量。
上海北卡 鮑澤振
從檔案管理培訓(xùn)中,我深刻感受到,看似與銷售業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)不大的檔案工作,實(shí)則蘊(yùn)含著值得銷售人員深度思考的職業(yè)精神內(nèi)核。這場(chǎng)培訓(xùn)并非單純傳授文件管理技巧,更像一面鏡子,照見了我們?nèi)粘9ぷ髦腥菀缀鲆暤呢?zé)任意識(shí)與成長(zhǎng)方向。
周燕芬處長(zhǎng)提到,檔案是企業(yè)的“記憶載體”,關(guān)鍵時(shí)刻能成為守護(hù)利益的防線。這讓我聯(lián)想到銷售工作中每一份客戶資料、合同記錄的價(jià)值。曾經(jīng)有同事因客戶信息登記模糊,導(dǎo)致后續(xù)服務(wù)出現(xiàn)糾紛,正是細(xì)節(jié)疏漏讓團(tuán)隊(duì)付出額外成本。培訓(xùn)中強(qiáng)調(diào)的“原件意識(shí)”啟示我們,無(wú)論是客戶溝通記錄還是項(xiàng)目方案,只有第一時(shí)間留存完整、真實(shí)的痕跡,才能為未來(lái)可能的風(fēng)險(xiǎn)提供有力佐證。這種對(duì)工作痕跡的敬畏心,本質(zhì)上是對(duì)職業(yè)責(zé)任的堅(jiān)守。
周處長(zhǎng)反復(fù)解讀新修訂的《檔案法》,讓我意識(shí)到國(guó)家法規(guī)正在引導(dǎo)企業(yè)建立更規(guī)范的運(yùn)營(yíng)體系。銷售雖講究靈活應(yīng)變,但培訓(xùn)中提到的“安全紅線”警示我們,面對(duì)客戶數(shù)據(jù)管理、競(jìng)業(yè)協(xié)議等敏感環(huán)節(jié),必須將合規(guī)意識(shí)植入每個(gè)業(yè)務(wù)動(dòng)作。就像檔案數(shù)字化過程中“來(lái)源可靠、要素合規(guī)”的要求,銷售創(chuàng)新絕不能以突破底線為代價(jià)。
周處長(zhǎng)三十年如一日深耕檔案領(lǐng)域的故事令人觸動(dòng)。她提到早年親自監(jiān)督檔案銷毀、手工建立檢索體系的經(jīng)歷,讓我聯(lián)想到銷售崗位上那些“笨功夫”——持續(xù)完善客戶畫像、反復(fù)打磨方案細(xì)節(jié)。在這個(gè)追求速成的時(shí)代,培訓(xùn)中強(qiáng)調(diào)的二次鑒定、留待觀察等工作方法,提醒著我們,真正的專業(yè)往往藏在那些愿意慢下來(lái)深耕的堅(jiān)持里。
檔案管理“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的特性,與銷售流程的閉環(huán)管理不謀而合。當(dāng)周處長(zhǎng)剖析收集、整理、利用等環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)時(shí),我意識(shí)到客戶管理同樣需要系統(tǒng)思維。前期需求挖掘的完整度,直接影響方案設(shè)計(jì)的精準(zhǔn)度;合同履行的規(guī)范性,關(guān)系著客戶信任的可持續(xù)性。這種環(huán)環(huán)相扣的邏輯,正是提升銷售轉(zhuǎn)化率的關(guān)鍵密碼。
這次培訓(xùn)帶給我的最大啟發(fā),是跳出具體業(yè)務(wù)框架,用更立體的視角理解崗位價(jià)值。檔案管理強(qiáng)調(diào)的“為黨管檔、為國(guó)守史”政治站位,轉(zhuǎn)化到銷售場(chǎng)景中,便是以企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展為坐標(biāo)系的職業(yè)格局。當(dāng)我們將每份合同視為企業(yè)發(fā)展的歷史注腳,把每次客戶服務(wù)當(dāng)作品牌形象的塑造過程,那些看似瑣碎的日常工作,便擁有了超越當(dāng)下的意義。這種認(rèn)知升級(jí),或許才是比任何銷售技巧更珍貴的成長(zhǎng)養(yǎng)分。
尖峰新材 劉亞男
之前我對(duì)檔案管理的概念認(rèn)知很模糊,通過這次培訓(xùn),我清晰地知道了檔案管理的重要性。檔案不僅是企業(yè)發(fā)展歷程的記錄,更是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的重要組成部分。
在檔案管理的流程和方法上,我學(xué)到了許多實(shí)用技巧。檔案的收集不再是簡(jiǎn)單的資料堆積,而是要依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)和范圍,確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。分類整理環(huán)節(jié)中,合理的分類體系能提高檔案搜索效率,如采用職能分類法或問題分類法,讓檔案各歸其位。數(shù)字化管理是現(xiàn)代檔案管理的趨勢(shì),通過掃描、錄入等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,既節(jié)省存儲(chǔ)空間,又便于快速檢索和共享。同時(shí),檔案的安全管理不容忽視,包括實(shí)體安全和信息安全,要采取防火、防潮、防盜等措施保護(hù)實(shí)體檔案,運(yùn)用加密、備份等技術(shù)保障電子檔案安全。
培訓(xùn)中還強(qiáng)調(diào)了檔案管理員的素養(yǎng)。除了具備專業(yè)知識(shí),還要有高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。檔案涉及企業(yè)諸多敏感信息,檔案管理員必須嚴(yán)格遵守保密制度,防止信息泄露。
此次培訓(xùn)也讓我反思了自身工作的不足。在檔案收集方面,有時(shí)存在資料不完整的情況;分類整理時(shí),分類標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一,導(dǎo)致檢索不便、圖紙代碼、平面圖看不懂,只會(huì)在目錄清單上找答案,在今后的工作中,需完善檔案管理流程,提高檔案管理水平。
檔案管理培訓(xùn)讓我認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值和挑戰(zhàn)。我會(huì)不斷學(xué)習(xí)和提升自己,為企業(yè)檔案管理工作貢獻(xiàn)更多力量,使檔案管理成為企業(yè)發(fā)展的有力支撐。
集團(tuán)總部 汪靜怡
這場(chǎng)培訓(xùn)不僅使我對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、法規(guī)要求及信息化建設(shè)有了深入的了解,更讓人深刻認(rèn)識(shí)到檔案工作在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的重要性和必要性。
通過培訓(xùn),我發(fā)現(xiàn)了一些日常工作中容易出現(xiàn)的問題:一是對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,導(dǎo)致文件收集不及時(shí)、不完整,甚至出現(xiàn)文件丟失的情況;二是缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn),對(duì)于什么檔案應(yīng)該收集沒有明確清晰的認(rèn)知,一些反映企業(yè)重大決策、重要活動(dòng)的文件沒有被及時(shí)歸檔,而一些無(wú)關(guān)緊要的文件卻被保存下來(lái),導(dǎo)致檔案資源浪費(fèi);三是對(duì)于文件命名不規(guī)范,有時(shí)未按照統(tǒng)一的規(guī)則命名分類,容易造成重復(fù)歸檔或遺漏關(guān)鍵文件,造成信息冗余;四是混淆“存檔”與“備份”,將兩者畫等號(hào),未實(shí)現(xiàn)異多介質(zhì)保存,容易導(dǎo)致檔案的丟失。
整個(gè)培訓(xùn)中,令我印象最深刻的是關(guān)于信息化建設(shè)的部分,不僅電子檔案的法律效力在新修訂的《檔案法》中被明確,為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了法律依據(jù),隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn),檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)也開始凸顯,如提升檢索效率、保護(hù)檔案原件、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享等。目前我們大多數(shù)的資料仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式,忽視了電子化管理的重要性,或僅將紙質(zhì)檔案簡(jiǎn)單掃描為圖片,未進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理,沒有充分利用信息化手段提升檔案管理效率,無(wú)法滿足企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求。然而,檔案信息電子化是個(gè)巨大的工程,并不能一蹴而就。歷史檔案的處理復(fù)雜,數(shù)字化需要大量人工校對(duì),效率低且易出錯(cuò),數(shù)字化后也可能存在格式混亂,如掃描精度不足、元數(shù)據(jù)缺失等問題,影響后續(xù)檢索和分析。檔案信息化涉及多部門協(xié)作,職責(zé)劃分模糊,容易出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清的情況。信息化系統(tǒng)需要持續(xù)投入資金用于技術(shù)升級(jí)、數(shù)據(jù)備份、漏洞修復(fù),長(zhǎng)期運(yùn)維成本高。以上種種都是推進(jìn)檔案信息電子化需要克服的一座座山。
會(huì)后,我想起了近期風(fēng)頭正盛的DeepSeek,發(fā)現(xiàn)AI技術(shù)的發(fā)展正在悄悄改變企業(yè)檔案管理的模式,從傳統(tǒng)的被動(dòng)存儲(chǔ)到主動(dòng)服務(wù),逐步實(shí)現(xiàn)了智能化、自動(dòng)化和精準(zhǔn)化。AI模型能自動(dòng)識(shí)別OCR技術(shù)從掃描件中提取的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),通過自然語(yǔ)言處理和圖像識(shí)別技術(shù),自動(dòng)解析檔案內(nèi)容,按預(yù)設(shè)規(guī)則分類并添加標(biāo)簽,進(jìn)行分類歸檔,減少人工整理時(shí)間。針對(duì)歷史檔案數(shù)字化,AI可批量處理掃描文件,修復(fù)模糊文本、剔除重復(fù)數(shù)據(jù),提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。通過AI,未來(lái)或許真的能實(shí)現(xiàn)端到端自動(dòng)化,從檔案生成、分類、存儲(chǔ)到銷毀,AI實(shí)現(xiàn)全生命周期管理,同時(shí)分析檔案使用規(guī)律,預(yù)測(cè)未來(lái)存儲(chǔ)需求或業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);也能實(shí)現(xiàn)文本、圖像、音視頻等多模態(tài)檔案統(tǒng)一解析,實(shí)現(xiàn)三維檔案管理。
此次培訓(xùn)不僅是一次知識(shí)的更新,更是一場(chǎng)思維的革新。它讓我深刻認(rèn)識(shí)到,檔案管理絕非簡(jiǎn)單的“存與管”,而是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基石,希望此次學(xué)習(xí)能成為推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的起點(diǎn),讓沉睡的檔案數(shù)據(jù)“活起來(lái)”,為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)支撐。
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2020
07-31
本報(bào)訊特殊作業(yè)許可需要怎樣的管理流程?如何進(jìn)行特殊作業(yè)許可的票證管理?八大類特殊作業(yè)都有哪些內(nèi)容?……6月17日,集團(tuán)公司安委會(huì)組織安全生產(chǎn)專題講座,就特殊作業(yè)的安全管理知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)、全面的培訓(xùn)。此次培訓(xùn)邀請(qǐng)的培訓(xùn)師是浙江普洛得邦制藥有限公司主管EHS(環(huán)境Environment、健康Health、安全Safety)的負(fù)責(zé)人葛政亮,具有多年的企業(yè)安全生產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn),也是金華地區(qū)知名的安全管理專家,曾經(jīng)多次參與金華市安監(jiān)局組織的企業(yè)安全環(huán)保檢查,對(duì)尖峰主要企業(yè)的情況也有一定了解。在此次講座中,葛政亮分特殊作業(yè)許可范圍分工、特殊作業(yè)許可管理流程、特殊作業(yè)許可票證管理、八大類特殊作業(yè)內(nèi)容四個(gè)部分,結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和自身安全生產(chǎn)管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn),深入淺出地講解了動(dòng)火、吊裝、高處、臨時(shí)用電、斷路、盲板抽堵、受限空間等八種特殊作業(yè)情況時(shí),規(guī)范許可的業(yè)務(wù)分工、審批部門、每個(gè)類型作業(yè)審批管理要注意的地方、相關(guān)審批部門的職責(zé)、現(xiàn)場(chǎng)操作注意事項(xiàng)、審批流程、票證管理等知識(shí),并就尖峰下屬企業(yè)的工作特點(diǎn),對(duì)相關(guān)的特殊作業(yè)內(nèi)容做了詳細(xì)說(shuō)明。此外,他還將普洛藥業(yè)特殊作業(yè)安全管理的經(jīng)驗(yàn)做了分享
2020
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07-30
尖峰天然產(chǎn)物躋身天津開發(fā)區(qū)科技創(chuàng)新20強(qiáng)
本報(bào)訊日前,天津尖峰天然產(chǎn)物研究開發(fā)有限公司在天津開發(fā)區(qū)近3.5萬(wàn)家企業(yè)中脫穎而出,獲得“2015年度科技創(chuàng)新20強(qiáng)企業(yè)”榮譽(yù)。天津市經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)科技創(chuàng)新20強(qiáng)企業(yè)的評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)主要包括:2015年獲得過科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)或?qū)@?jiǎng),以及其他省級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì);獲得過省級(jí)以上研發(fā)機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定或獲批組建;2015年發(fā)明及實(shí)用新型專利申請(qǐng)量和授權(quán)量較大,合計(jì)超過15件以上;2015年獲得國(guó)家或天津市重點(diǎn)科技計(jì)劃立項(xiàng)支持;科研成果取得重大進(jìn)展和突破。根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn),尖峰天然產(chǎn)物公司除“天津市植物廢棄物再利用技術(shù)工程中心建設(shè)”成果獲得了天津市科技創(chuàng)新工程獎(jiǎng)二等獎(jiǎng)以外,還完成了葡萄籽提取物、人參皂苷去農(nóng)殘的工藝研究,制訂了葡萄籽提取物(葡萄籽低聚原花青素)國(guó)際商務(wù)標(biāo)準(zhǔn);為更好地開展中試實(shí)驗(yàn),還對(duì)二車間進(jìn)行了大規(guī)模的技術(shù)改造,且已開展從藍(lán)莓中提取花青素的工藝優(yōu)化研究。同時(shí),尖峰天然產(chǎn)物公司2015年度主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、營(yíng)業(yè)利潤(rùn)、稅收收入等各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo),同比都有顯著增長(zhǎng)。憑借質(zhì)量?jī)?yōu)、效益好、貢獻(xiàn)大,安全環(huán)保、履行良好的社會(huì)責(zé)任等優(yōu)勢(shì),尖峰天然產(chǎn)物公司成功通過評(píng)審,躋身天津開發(fā)區(qū)“2015年度科技創(chuàng)新20強(qiáng)企業(yè)”行列。(
2020
07-31
尖峰天然產(chǎn)物躋身天津開發(fā)區(qū)科技創(chuàng)新20強(qiáng)
本報(bào)訊日前,天津尖峰天然產(chǎn)物研究開發(fā)有限公司在天津開發(fā)區(qū)近3.5萬(wàn)家企業(yè)中脫穎而出,獲得“2015年度科技創(chuàng)新20強(qiáng)企業(yè)”榮譽(yù)。天津市經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)科技創(chuàng)新20強(qiáng)企業(yè)的評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)主要包括:2015年獲得過科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)或?qū)@?jiǎng),以及其他省級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì);獲得過省級(jí)以上研發(fā)機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定或獲批組建;2015年發(fā)明及實(shí)用新型專利申請(qǐng)量和授權(quán)量較大,合計(jì)超過15件以上;2015年獲得國(guó)家或天津市重點(diǎn)科技計(jì)劃立項(xiàng)支持;科研成果取得重大進(jìn)展和突破。根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn),尖峰天然產(chǎn)物公司除“天津市植物廢棄物再利用技術(shù)工程中心建設(shè)”成果獲得了天津市科技創(chuàng)新工程獎(jiǎng)二等獎(jiǎng)以外,還完成了葡萄籽提取物、人參皂苷去農(nóng)殘的工藝研究,制訂了葡萄籽提取物(葡萄籽低聚原花青素)國(guó)際商務(wù)標(biāo)準(zhǔn);為更好地開展中試實(shí)驗(yàn),還對(duì)二車間進(jìn)行了大規(guī)模的技術(shù)改造,且已開展從藍(lán)莓中提取花青素的工藝優(yōu)化研究。同時(shí),尖峰天然產(chǎn)物公司2015年度主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、營(yíng)業(yè)利潤(rùn)、稅收收入等各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo),同比都有顯著增長(zhǎng)。憑借質(zhì)量?jī)?yōu)、效益好、貢獻(xiàn)大,安全環(huán)保、履行良好的社會(huì)責(zé)任等優(yōu)勢(shì),尖峰天然產(chǎn)物公司成功通過評(píng)審,躋身天津開發(fā)區(qū)“2015年度科技創(chuàng)新20強(qiáng)企業(yè)”行列。(
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